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Fiche métierOffice manager

Temps de lecture : 3 min
Toutes les infos sur le métier d'office manager : son rôle et ses activités, les diplômes pour accéder à cette profession, les qualités à posséder ou à développer pour devenir office manager.

En quoi cela consiste ?

Le métier d’office manager, aussi appelé responsable de bureau ou chargé(e) de services généraux, est aujourd’hui essentiel dans les entreprises de toute taille. Ce job polyvalent exige de la flexibilité, de l’organisation et une connaissance approfondie des besoins administratifs et logistiques d’une structure.

Le rôle d’un office manager est de veiller au bon fonctionnement du bureau, en gérant les aspects organisationnels, administratifs et parfois financiers de l’entreprise. Les tâches d’un office manager peuvent varier considérablement en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise, mais elles incluent généralement :


  • La gestion administrative : accueil des visiteurs, gestion du courrier, suivi des plannings, organisation des réunions, gestion des appels et coordination avec les services généraux.

  • La gestion des locaux : l’office manager est souvent responsable de la maintenance, de la sécurité, de la propreté et de l’approvisionnement des bureaux. Cela peut inclure la gestion des contrats avec des prestataires externes (ménage, fournitures, sécurité, etc.).

  • La gestion des ressources humaines : bien que cette fonction relève en général des RH, dans les petites structures, l’office manager peut jouer un rôle clé dans l’accueil des nouveaux employés, la gestion des absences et l’organisation des événements internes.

  • L'appui logistique et financier : dans certaines entreprises, l’office manager peut être amené à suivre des budgets, traiter les factures, gérer les achats de fournitures ou de matériels informatiques, et collaborer avec le service comptabilité.

Le métier d’office manager repose donc sur une grande diversité de missions qui visent toutes à assurer un environnement de travail agréable et fonctionnel pour les collaborateurs.

Diplômes requis

Il n’existe pas de diplôme particulier pour devenir office manager, mais certaines formations sont particulièrement appréciées par les recruteurs. Le parcours académique idéal dépend souvent de la taille et de la complexité de l’entreprise.

De nombreux office managers possèdent un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3, comme un BTS en Gestion de la PME, un DUT en Gestion administrative et commerciale ou encore une Licence en Gestion ou en Administration économique et sociale (AES).

Pour les postes avec une composante plus centrée sur les ressources humaines ou la communication interne, des formations en communication, en gestion des ressources humaines ou en management peuvent aussi être pertinentes.

Certains établissements proposent des formations spécialisées dans la gestion de bureaux ou les services généraux, et qui incluent des modules sur la gestion administrative, le management des locaux et la logistique.

Pour les professionnels souhaitant se réorienter, des certifications courtes en gestion d’entreprise, en organisation ou en gestion des ressources humaines peuvent être une bonne option pour acquérir des compétences pratiques en peu de temps.

En somme, le métier est accessible avec divers parcours de formation, et les entreprises recherchent souvent avant tout une expérience dans la gestion et l’organisation.

Domaines ou qualités à travailler

L’office manager doit posséder une série de qualités humaines et techniques pour exceller dans son rôle, en raison de la polyvalence des tâches et des nombreux interlocuteurs avec qui il interagit au quotidien.

Gérer un bureau implique de suivre de nombreux dossiers en parallèle, qu’il s’agisse des commandes de fournitures, de la planification d’événements internes ou de la gestion des locaux. La rigueur et la capacité à prioriser les tâches sont essentielles pour éviter les oublis.

Les imprévus font partie du quotidien d’un office manager, que ce soit un problème technique, un changement de planning, ou une urgence. Être capable de s’adapter rapidement et de gérer le stress est crucial dans ce métier.

L’office manager est souvent le premier point de contact pour les collaborateurs et les visiteurs de l’entreprise. Un bon sens du service, associé à de l’écoute et de l’empathie, permet de créer un environnement de travail harmonieux.

Ce poste implique en outre de gérer des missions variées de manière autonome. Il est donc essentiel de développer une polyvalence professionnelle, ainsi qu’une certaine autonomie pour pouvoir prendre des décisions au quotidien.

La communication est également au cœur du rôle d’office manager. Que ce soit pour coordonner avec les différents services, ou pour communiquer avec des prestataires, il faut savoir transmettre l’information de manière claire et diplomatique.

Enfin, un office manager doit être à l’aise avec les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et, idéalement, avec des logiciels de gestion ou de planification qui facilitent l’organisation.

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